Anno nuovo e (vita nuova) ufficio nuovo.
Negli ultimi due anni di lavoro trascorsi ad Aries&Partners, ho vissuto l’emozione di attività, start-up oppure liberi professionisti che hanno scelto di trasferire il loro quartier generale a Trento, in Via Praga 5.
La comodità dei nostri uffici chiavi in mano, è proprio quella di arrivare e trovare tutto già pronto. L’ufficio è arredato e basta “solamente” portare l’archivio e gli strumenti di lavoro.
Ho visto chi è riuscito ad organizzare il trasloco della propria attività senza stress ed altre persone invece, si sono ritrovate i primi giorni nel nuovo ufficio a cercare della documentazione, finita nella scatola sbagliata.
Il trasloco dell’ufficio è un momento molto importante per ogni attività. Può essere visto come una nuova nascita, l’inizio di un’avventura, ma al tempo stesso può diventare una grande fonte di stress. Per questo ho deciso di creare una piccola guida con i 5 steps da seguire per organizzare il trasloco dell’ufficio.
1. Come organizzare il trasloco dell’ufficio.
In assoluto, la prima regola da seguire per la buona riuscita di un trasloco è organizzarsi per tempo. Fondamentale creare un mansionario e dividere in modo chiaro i ruoli tra i collaboratori. Ognuno si occuperà di organizzare il trasloco della propria postazione. Dovranno essere preparati degli scatoloni e segnati con colore diverso a seconda della loro destinazione. In questo modo, quando le scatole arriveranno nel nuovo ufficio sarà più facile sistemare tutta la documentazione. Non si correrà il rischio di non trovare il necessario per mettersi subito al lavoro. Fissare in anticipo la data del trasloco, può aiutare nell’organizzazione del trasferimento di un’attività in una nuova sede. Dovranno essere divisi i compiti e calcolate le tempistiche ideali per arrivare nel nuovo ufficio senza stress.
2. Cosa (non) portare nel trasloco dell’ufficio.
Prima di traslocare può essere di aiuto effettuare un elenco di tutta la documentazione in archivio. Tutto ciò che non è più sottoposto all’obbligo di conservazione per legge può essere distrutto. Per ridurre l’ingombro e partire più leggeri, una buona idea è quella di digitalizzare la documentazione e archiviarla online. Inoltre, consiglio di controllare attentamente la cancelleria. Timbri, penne ed evidenziatori ormai esausti possono essere buttati via. Nel tempo, in ufficio teniamo oggetti che occupano spazio sia fisicamente che mentalmente. Poter partire leggeri darà una marcia in più all’attività stessa.
3. Con chi organizzare il trasloco dell’ufficio.
Una scelta importante da prendere appena si inizia ad organizzare il trasloco dell’ufficio è capire se si avrà bisogno di un’azienda di trasporto o se si sarà in grado di traslocare in autonomia.
Se il quantitativo di oggetti o faldoni è alto e il tempo a disposizione ridotto, sicuramente affidarsi a dei professionisti può risultare la scelta vincente. In questo caso, basterà occuparsi della preparazione degli scatoloni e successivamente della sistemazione del nuovo ufficio.
In ogni caso è fondamentale considerare il tempo necessario per preparare tutti gli oggetti da portare nel nuovo ufficio:
– recuperare scatoloni o chiederli alla ditta che effettuerà il trasloco
– scrivanie e scaffali vanno svuotati
– preparare l’imballaggio per gli articoli fragili
– preparare al trasporto tutto ciò che è elettrico, gli apparecchi con inchiostri o polveri per stampare.
Per chi è troppo impegnato e non può smettere di portare avanti la propria attività, il trasloco dell’ufficio può essere organizzato totalmente da una ditta esterna, che si occuperà di preparare gli scatoloni, trasportarli e successivamente sistemare gli oggetti nel nuovo ufficio. Per non perdere ore preziose di attività un’altra soluzione è quella di organizzare il trasloco il venerdì pomeriggio per proseguire durante il fine settimana.
4. Cosa non dimenticare nel trasloco dell’ufficio.
Quando si decide di cambiare ufficio è importante chiudere tutte le utenze, che siano dell’acqua, luce e gas e anche la linea telefonica e ADSL. Se si è optato per i pagamenti automatici in banca, bisognerà passare allo sportello della propria filiale per revocare i collegamenti di addebito diretto sul conto corrente.
Chi avrà scelto un ufficio chiavi in mano, come il nostro Business Center di Trento, potrà usufruire della comodità di non doversi occupare dell’allacciamento di nuove utenze come acqua, luce, gas ed anche del collegamento internet, tutto compreso nel pacchetto.
5. Chi avvisare dopo il trasloco dell’ufficio.
Non dimenticare di avvisare tutti i fornitori, clienti e collaboratori esterni che il tuo ufficio ha traslocato. Se non si riesce a raggiungere tutti, ricordarsi di lasciare un cartello, con l’indirizzo della nuova sede, numero di telefono ed email. In questo modo, la nuova sede sarà raggiungibile anche da chi non si ha avuto modo di avvisare.
Affrontare un trasloco dell’ufficio non è mai facile per nessuna attività. Fondamentale calcolare le tempistiche e organizzarsi in tempo per non perdere giornate di lavoro e produttività.
Ho preparato una infografica da scaricare e condividere con la check-list da seguire per organizzare il trasloco dell’ufficio.
